Di dalam suatu perusahaan, baik itu dari pemerintah maupun swasta pasti memiliki suatu kebijakan tertentu yang harus ditaati oleh seluruh karyawan salah satunya untuk memahami surat-surat yang akan sering digunakan oleh karyawan maupun perusahaan/instansi.

Bagi Anda yang sekarang berstatus sebagai seorang karyawan di perusahaan atau instansi tertentu, tentunya Anda pasti sudah tidak asing dengan istilah Surat Permohonan Cuti, Surat Peringatan (SP), Surat Pengunduran Diri, dan Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), untuk lebih lengkapnya simak penjelasan berikut ini.

1. Surat Permohonan Cuti

Bagi seorang karyawan pasti ada waktunya dimana kamu akan membutuhkan waktu cuti guna berlibur sejenak atau karena ada keperluan lain yang mendesak mengakibatkan kamu tidak dapat pergi bekerja.

Beberapa hal umum yang mendasari seorang karyawan butuh mengambil cuti antara lain adalah karena sakit, ada kegiatan atau kewajiban di luar kota, sedang dalam periode kehamilan dan sebentar lagi akan melahirkan, atau ada pula yang hanya sekedar ingin berlibur sejenak untuk menyegarkan kembali isi pikiran.

Sebenarnya apa sih pengertian surat cuti kerja itu, surat cuti kerja merupakan surat yang dibuat oleh seorang karyawan sebagai bentuk pemberitahuan atau permohonan izin ke perusahaan agar dapat diberikan izin tidak masuk kerja, sehingga memberikan kesan baik bagi seorang karyawan terhadap perusahaan.

Format penulisan surat cuti tentunya harus dibuat secara formal dan mudah dimengerti oleh pihak perusahaan terkait dengan maksud dan tujuan surat cuti dibuat. Terkait dengan surat cuti, pemerintah sudah membuat kebijakan yang diatur dalam UU Nomor 13 Tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan.

6 Hak Cuti yang Dimiliki oleh Seorang Karyawan

Hak cuti karyawan sudah diatur oleh UU No. 13 Tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan yang berisi informasi mengenai hak cuti karyawan. Berikut adalah isinya:

1. Cuti Sakit
   Cuti sakit merupakan cuti yang diajukan oleh seorang karyawan jika sedang sakit. Jumlah cuti sakit tidak memiliki batasan, tetapi tergantung pada kebijakan perusahaan Anda bekerja.
2. Cuti Penting
   Seorang karyawan bisa mengajukan cuti kepada perusahaan jikalau terdapat keperluan mendesak dan sangat penting yang tidak bisa dihindari. Berdasarkan UU No. 13 tahun 2003 pasal 93 ayat 4, terdapat beberapa cuti yang termasuk dalam cuti penting, yaitu sebagai berikut:
   • Karyawan menikah (tiga hari)
   • Menikahkan anak (dua hari)
   • Mengkhitankan anak (dua hari)
   • Membaptiskan anak (dua hari)
   • Melahirkan atau mengalami keguguran (dua hari)
   • Keluarga ini meninggal dunia (dua hari)
   • Anggota keluarga serumah meninggal dunia (satu hari)
3. Cuti Melahirkan
   Cuti melahirkan dapat digunakan oleh karyawati baik dalam masa kehamilan dan sesudah melahirkan. karyawati diberikan cuti selama 90 hari dimana 45 hari untuk sebelum melahirkan dan 45 hari untuk setelah melahirkan.
4. Cuti Tahunan
   Cuti tahunan merupakan hak yang dimiliki oleh setiap karyawan di perusahaan. Karyawan yang mengambil cuti tahunan ini bisa mengambil cuti sebanyak 12 hari per tahun dengan syarat karyawan sudah bekerja minimal satu tahun.
5. Cuti Bersama
   Cuti bersama yang sudah tercantum dalam aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah pada saat sebelum atau sesudah hari keagamaan atau peristiwa yang menyangkut dengan negara itu. Terkadang ada perusahaan yang langsung mengurangi jatah cuti tahunan karyawan dan ada juga beberapa perusahaan yang tidak memasukkannya ke dalam jatah cuti tahunan karyawan.
6. Cuti Besar
   Cuti besar merupakan hak cuti yang diberikan kepada karyawan yang sudah bekerja selama lebih dari lima tahun, cuti besar memiliki durasi yang panjang yaitu 21 hari sampai 30 hari. Tetapi tidak semua perusahaan yang menyediakan cuti besar kepada karyawannya yang loyal. Terdapat juga beberapa perusahaan yang tidak menyediakan cuti besar.

Contoh Surat Permohonan Cuti

2. Surat Peringatan

Pernahkah kamu mendapatkan Surat Peringatan karyawan selama bekerja di perusahaan? Surat peringatan itu sendiri adalah surat yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran. Hal ini dilakukan sebagai peringatan agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali di kemudian hari.

Secara umum, surat peringatan kerja adalah surat pemberitahuan formal dari perusahaan kepada karyawan karena telah melakukan perbuatan tidak pantas, pelanggaran, dan sesuatu yang merugikan perusahaan. Di perusahaan, biasanya divisi atau orang yang memberikan surat peringatan tersebut adalah pimpinan. Namun, tidak jarang juga yang memberikannya adalah divisi Human Resource (HR).

Alasan mengapa karyawan bisa mendapatkan surat peringatan tersebut antara lain adalah karena absen tanpa memberikan informasi kepada perusahaan, sering terlambat kerja, tidak memenuhi tanggung jawab pekerjaan, dan membocorkan rahasia perusahaan.

Surat peringatan tidak selalu berakhir dengan pemecatan, tetapi berfungsi sebagai pengingat bahwa karyawan perlu memperbaiki perilaku diri.

Aturan Surat Peringatan Kerja

Negara kita telah memiliki peraturan tentang perlindungan tenaga kerja yang tertulis dalam UU Ketenagakerjaan Pasal 161 yaitu:

1. Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja,
   peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan
   hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan
   pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
2. Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama
   6 (enam) bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau
   perjanjian kerja bersama
3.  Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana
   dimaksud dalam ayat (1) memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156
   ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan
   uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4).

Seperti yang dijelaskan dalam pasal tersebut, surat peringatan kerja karyawan akan diberikan secara bertahap yakni SP-1, SP-2, dan SP-3 dengan masing-masing masa berlaku selama enam bulan. jika karyawan tersebut terbukti melakukan pelanggaran lainnya sebelum masa berlaku SP-1 berakhir, maka perusahaan berhak mengeluarkan SP-2 dan begitu seterusnya hingga SP-3.

Contoh Surat Peringatan

3. Surat Pengunduran Diri

Saat memutuskan mengundurkan diri, karyawan pasti membutuhkan surat pengunduran diri yang baik. Di mana, surat pengunduran diri memang tidak boleh dibuat secara asal-asalan dan harus bersifat sopan.

Surat pengunduran diri karyawan adalah surat resign kerja yang dibuat sebagai pernyataan formal mengenai kenapa seorang karyawan melakukan pengunduran diri dari suatu perusahaan atau instansi. Dengan mengajukan surat pengunduran diri artinya kamu mengikuti ketentuan dan keluar dengan mengikuti aturan yang sudah ditetapkan.

Selain itu, dengan memberikan surat pengunduran diri, kamu juga memberikan waktu kepada perusahaan untuk mencari penggantimu. Dengan surat pengunduran diri juga dapat memperlihatkan bentuk tanggung jawab dan sikap profesional kita terhadap perusahaan. Anda pun akan meninggalkan reputasi yang baik pada perusahaan.

Secara umum, isi surat resign yang baik dan sopan berisikan:

• Data diri
• Maksud dan Tujuan pembuatan surat pengunduran diri
• Apresiasi terhadap perusahaan selama masa kerja
• Ucapan permohonan maaf
• Harapan kepada perusahaan

Contoh Surat Pengunduran Diri

4. Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Pada dasarnya, surat PHK adalah sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. Surat pemecatan ini berisikan informasi mengenai berakhirnya kontrak kerja dengan karyawan dan berbagai alasan yang melatarbelakanginya.

Pemutusan hubungan kerja (PHK) dapat terjadi pada setiap karyawan, dengan berbagai macam alasan. Sebagai karyawan, kamu harus mengetahui surat PHK dan hak yang akan didapatkan jika hal itu terjadi.

Regulasi yang mengatur pemutusan hubungan kerja ini sudah tertulis di Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Menurut aturan tersebut, perusahaan yang melakukan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan harus memberikan apa yang menjadi hak karyawan, seperti uang pesangon dan uang pengganti.

Selain itu, ada beberapa komponen yang wajib Anda penuhi saat menyusun surat pemutusan hubungan kerja, yaitu:

• Kop surat perusahaan
• Nomor surat
• Perihal
• Orang yang dituju
• Isi surat
• Ucapan terima kasih
• Tempat dan tanggal surat
• Tanda tangan dan nama terang

Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)