Panduan Dasar Formula Microsoft Excel

 

Jika kamu sering menggunakan komputer, maka kamu tentu sangat kenal dengan Aplikasi Microsoft Excel. Aplikasi ini merupakan program dari paket Microsoft Office. Ketika menginstal program Microsoft Office pada perangkat CPU atau laptop, kamu bisa mengikutsertakan penginstalan aplikasi ini. 

Secara khusus, Microsoft Excel berfungsi untuk mengolah angka menggunakan spreadsheet yang terdiri dari baris dan kolom untuk mengeksekusi perintah. Microsoft Excel telah menjadi software pengolah data terbaik di dunia hingga saat ini dan telah didistribusikan secara multi-platform. Sekarang, Microsoft Excel tidak hanya tersedia dalam platform Windows saja, tetapi telah tersedia di MacOS, Android, dan Apple.

Ketika kamu akan melakukan pekerjaan yang melibatkan microsoft excel, maka kamu harus tahu panduan dasar formula microsoft excel itu sendiri. Berikut ini, panduan dasar formula microsoft excel yang harus kamu tahu.

 

Dasar Perhitungan pada Microsoft Excel

Dasar perhitungan pada aplikasi microsoft excel ada 2 macam, yaitu formula dan functions. Formula merupakan cara perumusan data dengan mengetikkan langsung pada sel microsoft excel. Contohnya : =A1+A2+A3, =2%*5000, dan lain sebagainya.

Sedangkan functions merupakan perumusan data dengan menggunakan formulasi yang telah tersedia pada perangkat microsoft excel. Misalnya menggunakan formula SUM, AVERAGE, IF, VLOOKUP, dan lain sebagainya.

 

Cara Mudah Mengolah Data pada Microsoft Excel

Penggunaan aplikasi microsoft excel tidak terlepas dari data-data yang akan diolah. Jadi, sebelum menggunakan formula atau functions pada microsoft excel, pastikan kamu telah menginput data-data yang akan diolah terlebih dahulu. Setidaknya ada 5 cara mudah mengolah data pada Microsoft excel. Berikut ini penjelasan kelima cara tersebut.

 

1. Mengetikkan Formula Langsung ke dalam Sel

Cara pertama bisa kamu lakukan dengan mengetikkan langsung formula dan data ke dalam sel. Misalnya kamu ingin menjumlahkan 45 + 42 + 47 + 21. Cara ini bisa kamu lakukan dengan mengetikkan pada sel seperti:

 

=45+42+47+21

 

Atau, setelah kamu menginput beberapa data, kamu bisa langsung mengetikkan secara manual pada sel formula yang sesuai dengan functions. Misalnya mengetik =sum(data1;data2;…)

 

2. Menggunakan Menu Insert Function pada Formula Tab

Pada ribbon tab, terdapat menu formula yang bisa kamu klik, kemudian pada bagian kiri atas terdapat ikon fx (insert functions). Setelah kamu klik ikon tersebut, maka akan muncul jendela insert function yang menunjukkan beberapa pilihan formula seperti SUM, SUMIF, IMSUM, TEXT, dan lain sebagainya. Kamu hanya perlu memilih formula yang cocok dengan fungsi yang kamu inginkan untuk mengolah data.

 

3. Memilih Salah Satu Formula pada Formula Tab

Selain insert function, terdapat beberapa menu lain yang bisa kamu gunakan untuk mengolah data dengan cepat. Salah satunya adalah menu logical yang masih terdapat beberapa sub menu seperti AND, FALSE, IF, IFERROR, dan lain sebagainya. Jika kamu tidak menemukan sub menu yang diinginkan, kamu bisa klik insert function yang terletak pada bagian paling bawah sub menu.

 

4. Menggunakan Menu AutoSum

Menu AutoSum yang masih terdapat pada formula tab, memberikan cara mudah buag kamu yang ingin menghitung jumlah data, rata-rata, nilai tertinggi, dan nilai terendah. Pada menu ini, kamu akan melihat pilihan formula seperti SUM, AVERAGE, COUNT NUMBERS, MAX, dan MIN. Formula SUM digunakan untuk melakukan penjumlahan dalam suatu range. 

Formula AVERAGE digunakan untuk menghitung rata-rata dalam suatu range, Formula COUNT NUMBERS untuk menghitung banyaknya data dalam suatu range. Formula· MAX digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range dan Formula MIN berguna untuk mencari nilai minimal dalam suatu range.

Jika data yang kan kamu hitung berada tepat di atas atau di sebelah kiri dari posisi sel yang akan digunakan untuk penempatan hasil penghitungan, maka kamu hanya cukup menyeleksi rangkaian sel yang ingin dihitung, kemudian memilih jenis fungsi yang diinginkan pada menu AutoSum.

 

5. Menggunakan Menu Recently Used

Pada formula tab, kamu akan melihat menu recently used. Menu ini merekam formula-formula terakhir yang pernah kamu gunakan. Jadi, kalau kamu ingin menggunakan formula yang sama, kamu bisa mengklik menu Recently Used dan kamu akan melihat pilihan formula yang kamu gunakan sebelumnya.

 

Formula Dasar Microsoft Excel untuk Pengolahan Data

Ketika berurusan dengan pengolahan data, kemungkinan kamu harus menghitung data tersebut, baik menjumlahkan, mengurangkan, mencari rata-rata, dan lain sebagainya. Pada program microsoft excel, terdapat beberapa formula dasar untuk pengolahan data yang mudah digunakan. Formula ini dicoding dengan mudah karena memang sangat sering digunakan.

 

  1. SUM

Formula SUM merupakan formula yang wajib kamu tahu karena paling sering digunakan. Formula SUM secara umum digunakan untuk menjumlahkan nilai data-data yang tersedia pada kolom, baris, maupun range. Cara menggunakan formula SUM yaitu dengan mengetik =SUM(data1;data2;…). 

Namun, kamu juga bisa menggunakan cara seleksi data dengan mengarahkan kursor pada data yang ingin dijumlahkan. Misalnya, kamu mengetik data berurutan dari sel A1 hingga A9. Maka untuk menjumlahkannya, kamu bisa menggunakan cara :

 

=SUM(A1;A9)

 

2. AVERAGE

Formula AVERAGE merupakan formula yang digunakan untuk mengetahui means atau rata-rata data. Cara menggunakannya tidak jauh berbeda dengan formula SUM. Misalnya kamu ingin mengetahui rata-rata data dari sel A1 hingga A9, maka kamu bisa melakukannya dengan cara:

 

=AVERAGE(A1;A9)

 

3. COUNT

Formula COUNT digunakan untuk menghitung banyaknya data yang tersedia. Aturan penulisan formula COUNT yaitu =COUNT(sel awal;sel akhir). Misalnya, kamu ingin tahu banyaknya data dari cel A14 hingga sel A55, maka kamu bisa lakukan dengan cara:

 

=COUNT(A14;A55)

 

Selanjutnya, akan muncul banyaknya data pada sel yang kamu gunakan untuk mengetikkan formula COUNT

 

4. COUNTA

Ketika kamu sedang mengisi data pada microsoft excel, mungkin tidak semua sel terisi data. Untuk mengetahui banyaknya sel yang telah terisi, maka kamu bisa menggunakan formula COUNTA. Aturan penulisannya tidak jauh berbeda dengan formula COUNT yaitu: =COUNT(sel awal;sel akhir). Misalnya, kamu mendapati ada beberapa sel yang kosong dari sel A10 sampai A73 dan kamu hanya ingin tahu banyaknya sel yang telah terisi. Cara yang bisa kamu lakukan yaitu:

 

=COUNTA(A10;A73)

 

Selanjutnya, kamu akan mendapatkan nilai yang menunjukkan banyaknya sel yang terisi data pada sel yang kamu gunakan untuk formula COUNTA.

 

5. IF 

Banyak orang yang menyerah menggunakan formula IF karena merasa sulit. Padahal, penggunaan formula IF sangat luas pada microsoft Excel. If merupakan formula dalam kategori logical yang untuk melakukan uji logika tertentu pada rumus microsoft excel. Formula IF akan menghasilkan sebuah nilai tertentu jika kondisi yang ditentukan untuk dievaluasi terpenuhi (TRUE) dan akan menghasilkan nilai sebaliknya jika ternyata uji logika dalam kondisi tidak terpenuhi (FALSE).

Jadi, formula IF akan melakukan evaluasi terhadap uji logika tertentu kemudian menghasilkan nilai TRUE (Benar) atau FALSE (salah). Cara menggunakan fungsi IF pada sebuah rumus atau formula excel adalah dengan mengikuti kaidah penulisan rumus berikut:

 

Formula =IF([Tes Logika];[Kondisi Terpenuhi];[Kondisi Tidak Terpenuhi])

 

Dari sintaksis di atas, dapat diketahui bahwa fungsi IF pada excel terdiri dari 3 argumen, yaitu: Tes Logika, Kondisi Terpenuhi, dan Kondisi Tidak Terpenuhi. 

  • Tes Logika merupakan argumen yang berisi ekspresi logika yang bisa dievaluasi ke dalam nilai TRUE atau FALSE. Argumen ini merupakan kriteria acuan untuk menentukan nilai yang akan dihasilkan oleh fungsi IF. 
  • Kondisi Terpenuhi merupakan nilai yang akan dihasilkan jika hasil evaluasi Tes Logika bernilai TRUE (benar). 
  • Sedangkan Kondisi Tidak Terpenuhi merupakan nilai yang dihasilkan jika argumen Tes Logika mengevaluasi ke FALSE (Salah). Argumen ini merupakan nilai jika hasil tes logika tidak terpenuhi.

 

Contoh sederhana rumus IF pada excel yaitu:

 

=IF(2=1+1; “Benar”;”Salah”)

 

Pada contoh tersebut, rumus IF akan menghasilkan teks “Benar” sebab perbandingan 2=111 adalah TRUE atau benar. Ketika kamu menggunakan formula ini, pastikan kamu mengawali dan mengakhiri teks atau karakter bukan angka yang diketikkan pada sel dengan tanda petik dua (“…”).

 

6. TRIM

Saat mengetik di microsoft excel, kadang-kadang terjadi spasi ganda. Maka fungsi dari Formula TRIM adalah untuk menghapus spasi ganda yang dapat menghambat pengolahan data. Spasi ganda sering terjadi ketika kamu mengkopi teks dari website. Aturan penulisannya yaitu: =TRIM(“text”) atau =TRIM(sel).

 

  1. MAX dan MIN

Formula Max dan Min merupakan dua formula yang cukup sering digunakan. Formula MAX berguna untuk mengetahui nilai terbesar dari data pada range tertentu sedang formula MIN berguna untuk sebaliknya, yaitu mengetahui nilai terkecil dari data pada range tertentu. Cara penggunaan kedua formula ini cukup mudah, karena kamu cukup mengetikkan =MAX(data1;data2;…) atau =MIN(data1;data2;…). Data tersebut bisa kamu ganti dengan mudah menggunakan seleksi pada sel-sel yang diinginkan.

 

Itulah panduan dasar formula microsoft excel yang akan sangat berguna dalam pekerjaan, khususnya untuk mengolah data.

Leave a Reply